Un prestataire doit modifier un dossier pendant trois semaines, sans devenir un utilisateur interne complet ? En 2026, un compte invité Nextcloud créé avec l’application Guests fournit une identité personnelle limitée aux contenus partagés et aux applications autorisées. Il se distingue d’un lien public, car l’invité se connecte avec son propre compte.
Cette simplicité demande tout de même des règles. Il faut choisir qui peut inviter, limiter les applications visibles, régler la découverte des autres utilisateurs et retirer le compte à la fin de la mission. Ce guide décrit la configuration actuelle, les commandes occ, les points de contrôle et une procédure de test adaptée aux PME et associations.
Compte invité, lien public ou utilisateur complet : que choisir ?
L’application officielle Guests crée de vrais comptes, mais les soumet à des restrictions propres. Son dépôt indique qu’un invité voit uniquement les fichiers et dossiers partagés avec lui. Il ne peut pas créer de fichier en dehors de ces partages et n’accède qu’à un ensemble d’applications autorisées par l’administration.
Ce modèle convient à un partenaire récurrent, un client intégré à un projet ou un intervenant qui doit retrouver plusieurs ressources avec une identité stable. Un lien public reste plus léger pour un téléchargement ponctuel. Un compte complet correspond plutôt à une personne qui doit disposer de son espace personnel, de toutes les applications métier autorisées et d’un cycle de vie interne.
| Situation | Accès conseillé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Envoyer un document une seule fois | Lien public protégé et expirant | Pas de compte à maintenir |
| Collaborer plusieurs jours sur un dossier précis | Compte invité Guests | Identité, connexion et accès limité aux partages reçus |
| Intégrer un salarié ou membre permanent | Compte complet | Espace personnel, groupes et applications internes |
| Recevoir des pièces sans montrer le dossier | File Drop | Dépôt sans navigation dans le contenu existant |
Le guide du partage sécurisé Nextcloud détaille les mots de passe, expirations et droits des liens. Ici, la décision est différente : faut-il créer une identité externe limitée, puis administrer son accès pendant toute la collaboration ?
Un invité ne devient pas automatiquement sûr parce que son interface contient moins d’applications. Il peut lire, modifier, supprimer ou repartager ce que les permissions reçues lui permettent. Le propriétaire du dossier doit donc accorder les droits minimaux et conserver une date de retrait.
Guests ajoute une catégorie de compte, pas un espace de projet
Le dossier reste partagé par son propriétaire. L’application limite le compte invité, tandis que les permissions du partage déterminent ses actions sur chaque ressource.
Comment installer Guests et inviter un utilisateur externe ?
Au 25 octobre 2026, l’App Store officiel distribue Guests 4.10.1 pour Nextcloud 32 à 36. Vérifiez néanmoins la fiche depuis votre instance avant chaque installation ou mise à niveau.
Un administrateur peut installer Guests depuis Applications, puis ouvrir Paramètres d’administration > Guests. Le guide complet de Nextcloud explique le rôle de l’App Store dans une instance et la différence entre applications livrées avec le serveur et extensions ajoutées.
L’invitation courante part du panneau de partage :
- ouvrez le fichier ou dossier concerné ;
- saisissez l’adresse e-mail ou le nom du destinataire ;
- choisissez Inviter un invité ;
- renseignez, si nécessaire, le nom affiché, la langue et un groupe autorisé ;
- accordez les permissions minimales au partage ;
- envoyez l’invitation et testez le parcours avec une adresse pilote.
Le destinataire reçoit un lien pour créer son mot de passe. Testez l’expéditeur, la réception et le lien avant d’ouvrir le processus à toute l’équipe.
L’application propose aussi des commandes occ. Elles sont utiles pour un provisionnement contrôlé ou un inventaire :
sudo -E -u www-data php occ guests:list
sudo -E -u www-data php occ guests:add --help
guests:add accepte notamment l’identifiant du créateur et l’adresse e-mail. Il peut définir un nom, une langue, un identifiant personnalisé ou lire le mot de passe depuis une variable d’environnement. La documentation officielle précise toutefois que la création par occ n’envoie pas l’e-mail d’invitation. Il faut donc prévoir séparément l’information et l’initialisation du mot de passe.
Quels réglages Guests faut-il contrôler avant l’ouverture ?
Commencez par limiter les personnes autorisées à créer des invités. La version actuelle permet de restreindre cette capacité à certains groupes. Par exemple, les chefs de projet peuvent inviter leurs prestataires sans donner ce droit à tous les utilisateurs. La règle doit préciser qui valide le besoin, quelles ressources sont partageables et qui clôture le compte.
Le réglage général de partage peut aussi imposer qu’un utilisateur partage uniquement avec les membres de ses propres groupes. Lorsque cette option est active, la documentation de Guests indique que seuls les administrateurs de groupe peuvent inviter un invité. Ils doivent alors l’ajouter à au moins un groupe qu’ils administrent. Testez cette interaction, car une politique destinée à réduire la visibilité de l’annuaire change directement le parcours d’invitation.
Contrôlez ensuite la liste des applications autorisées. Guests applique une liste configurable et conserve certaines briques nécessaires au fonctionnement, notamment Files, DAV, les réglages utiles au compte et les fournisseurs de double authentification détectés. Cette exception évite qu’une politique 2FA obligatoire rende les invités incapables de se connecter.
Contrôlez cinq points avec le compte pilote :
- Groupes pouvant inviter : essayez avec un utilisateur autorisé, puis avec un autre qui doit être refusé.
- Applications autorisées : vérifiez que Files suffit ou ajoutez seulement Talk, Office ou Collectives si le besoin l’exige.
- Stockage externe : ouvrez une ressource non sensible avant d’autoriser ce périmètre aux invités.
- Visibilité des utilisateurs : recherchez un collègue, un autre invité et une personne extérieure au groupe.
- Quota par défaut : téléversez un fichier et vérifiez le comportement à l’approche de la limite.
N’ouvrez pas une application uniquement parce qu’elle apparaît dans la liste. Le manuel de Collectives avertit par exemple qu’autoriser Collectives et Teams aux invités peut aussi leur permettre de créer de nouveaux collectifs. Testez chaque extension dans un environnement pilote.
La liste d’applications n’annule pas les droits du partage
Masquer une application réduit les surfaces accessibles au compte. Cela ne retire pas les permissions déjà accordées sur un dossier. Revoyez toujours le partage et la liste d’applications séparément.
Comment protéger les groupes, l’annuaire et l’identité des invités ?
Par défaut, les invités ne peuvent pas lister les autres utilisateurs. L’ajout à un groupe change ce comportement : ils peuvent voir les membres du groupe et, selon la configuration de partage, leur proposer des fichiers. Les invités appartiennent aussi au groupe technique géré par l’application, ce qui peut les rendre visibles entre eux si la politique de partage ne l’exclut pas.
Le dépôt officiel recommande d’utiliser le réglage Exclure des groupes du partage pour empêcher cette découverte lorsque c’est nécessaire. Ne vous contentez pas de regarder l’annuaire avec un administrateur. Connectez-vous comme invité, recherchez un nom connu, un autre invité et un utilisateur extérieur à son groupe. Notez précisément les résultats.
L’application peut dériver l’identifiant du compte de l’adresse e-mail, utiliser une empreinte de celle-ci ou accepter un identifiant occ personnalisé. Choisissez une convention qui garde les comptes reconnaissables dans les journaux sans exposer inutilement les adresses.
La gestion des groupes demande la même discipline que pour les comptes internes. Ajouter un invité au groupe d’un service peut lui ouvrir des ressources déjà partagées avec ce groupe. Avant cet ajout, inventoriez les partages du groupe et préférez un groupe de projet dédié lorsque le périmètre doit rester étroit.
Le guide Nextcloud Teams vs groupes explique comment choisir entre structure administrative et collectif de projet. Pour un invité, cette distinction a un effet immédiat sur la visibilité des personnes et les ressources héritées.
Enfin, appliquez les mêmes protections de connexion que pour les autres comptes : HTTPS, mot de passe individuel, double authentification lorsque la politique l’impose, surveillance des connexions et révocation rapide. La checklist de sécurité Nextcloud couvre ces contrôles à l’échelle de l’instance.
Comment régler quota, applications et droits réels ?
Guests attribue un quota par défaut lors de la création du compte. Dans la version actuelle, cette valeur peut venir des préréglages rapides de l’instance ou d’un réglage propre à Guests. L’administrateur peut choisir la valeur par défaut, une taille personnalisée ou l’absence de limite selon les options proposées. Ne supposez pas que tous les nouveaux invités reçoivent automatiquement un quota nul.
Le quota peut aussi être défini par occ :
sudo -E -u www-data php occ \
config:app:set guests \
guest_quota \
--value "500 MB"
Cet exemple illustre la syntaxe documentée, pas une recommandation universelle. Le bon quota dépend du type de documents, de la durée du projet et des permissions. Un invité en lecture seule n’a pas le même besoin qu’un vidéaste qui doit déposer des fichiers volumineux dans un dossier partagé.
Testez la combinaison complète avec le profil réel. Un quota suffisant ne garantit pas le droit de créer dans le dossier. À l’inverse, un partage autorisant l’écriture peut échouer si le quota du compte est atteint. Vérifiez téléversement, modification, suppression, restauration d’une version et repartage uniquement lorsque ces actions sont prévues.
Les invités acceptent automatiquement les fichiers et dossiers qui leur sont partagés, contrairement au parcours d’acceptation appliqué aux comptes complets actuels. Cette différence évite une étape, mais augmente l’importance de la validation côté émetteur. Une erreur d’adresse ou de groupe ne sera pas bloquée par une demande d’acceptation avant l’apparition du partage.
Documentez au minimum le propriétaire interne, l’adresse invitée, le projet, les groupes, les droits et la date de fin. Le guide Nextcloud multi-utilisateurs complète ce registre avec les règles d’arrivée et de départ.
Comment désactiver, convertir ou supprimer un compte invité ?
Un compte invité doit avoir une date de revue dès sa création. À la fin du besoin, retirez les partages, désactivez le compte, puis vérifiez les groupes et applications associés. La désactivation conserve une possibilité de contrôle avant suppression définitive. La documentation de Guests indique que ces comptes se désactivent ou se suppriment comme des utilisateurs classiques.
Utilisez occ guests:list pour rapprocher régulièrement les invités de votre registre. La sortie indique notamment l’adresse, le nom et la personne à l’origine de l’invitation. Elle ne remplace pas l’inventaire des partages ni la validation du propriétaire métier, mais aide à repérer un compte oublié.
La version actuelle permet de convertir en invité un compte local qui n’a jamais ouvert de session. L’opération conserve son identifiant et son mot de passe, applique les restrictions Guests et ne dispose pas d’un retour automatique. Vérifiez donc ses groupes et partages avant de confirmer.
Inversement, un invité peut migrer vers un compte complet utilisant la même adresse e-mail lors de sa première connexion. Cette migration exige migrate_guest_user_data dans config.php. Le compte invité est ensuite désactivé par défaut, ou supprimé avec l’option dédiée. Testez ce scénario avant un déploiement large.
Terminez le retrait par une connexion de contrôle qui doit échouer, puis demandez au propriétaire de confirmer que les ressources internes restent accessibles aux bonnes personnes. Conservez la preuve de fermeture et la date. Une liste d’invités vide n’est pas une preuve si des liens publics ou des partages fédérés restent ouverts.
Conclusion
Guests convient lorsqu’un partenaire a besoin d’une identité Nextcloud limitée. Associez une invitation validée, une liste d’applications courte, des groupes contrôlés, un quota adapté et une date de sortie. Testez avec un vrai compte invité, puis retirez les partages et désactivez le compte à la fin de la mission.
Découvrir l’hébergement Nextcloud GaprodComptes séparés et collaboration par groupe selon la formule